Regulamin świadczenia usług Cleanzi

1. Postanowienia ogólne i strony umowy

Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi Cleanzi przez Rafała Dudka, prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą Cleanzi Rafał Dudek, wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) (wpis identyfikowany przez NIP 6391936558), adres: ul. Jankowicka 23 lok. 25, 44-200 Rybnik, Polska, NIP 6391936558, REGON 365765292, dalej „Usługodawca”.

Klientem może być wyłącznie przedsiębiorca lub inny podmiot korzystający z Cleanzi w związku z działalnością zawodową lub gospodarczą. Osoba zakładająca Konto oświadcza, że jest uprawniona do działania w imieniu Klienta. Umowy nie zawiera się z konsumentami ani przedsiębiorcami na prawach konsumenta.

Kontakt z Usługodawcą: kontakt@cleanzi.pl, tel. +48 889 887 991.

2. Definicje

• Cleanzi lub Usługa – system SaaS do organizacji pracy firm sprzątających, udostępniany przez przeglądarkę i aplikacje.
• Klient – przedsiębiorca zawierający Umowę z Usługodawcą.
• Użytkownik – osoba upoważniona przez Klienta do korzystania z Konta.
• Konto – wyodrębnione środowisko Klienta wraz z kontami Użytkowników.
• Dane Klienta – dane wprowadzane do Cleanzi przez Klienta lub Użytkowników, w tym dane pracowników, klientów, obiektów, zadań i zdarzeń.
• Plan – wybrany zakres funkcji, limitów i rozliczenia miesięcznego albo rocznego.
• Okres próbny – bezpłatny, 14-dniowy dostęp testowy bez obowiązku podania karty.

3. Rejestracja i zawarcie Umowy

Umowa zostaje zawarta po prawidłowym wypełnieniu formularza B2B, zaakceptowaniu Regulaminu wraz z Umową powierzenia danych oraz potwierdzeniu rejestracji przez Usługodawcę. Polityka prywatności ma charakter informacyjny i nie jest podstawą zgody na przetwarzanie danych niezbędnych do wykonania Umowy.

Klient podaje dane prawdziwe, aktualne i kompletne, chroni dane dostępowe oraz niezwłocznie zgłasza utratę kontroli nad Kontem. Konto Użytkownika powinno być imienne. Haseł nie wolno udostępniać ani przechowywać w polach widocznych dla administratorów Klienta.

Usługodawca może zweryfikować dane Klienta w publicznych rejestrach i odmówić aktywacji w razie podania danych nieprawdziwych, ryzyka nadużycia lub braku statusu B2B.

4. Okres próbny, ceny, VAT i płatności

Okres próbny trwa 14 dni i nie wymaga karty. Po jego zakończeniu Konto nie przechodzi automatycznie na plan płatny. Dalsze korzystanie wymaga świadomego wyboru Planu i uruchomienia płatności.

Sposób prezentacji cen oraz informacja, czy zawierają podatek VAT, są każdorazowo wskazane w aktualnym Cenniku i podsumowaniu zamówienia. Przy świadczeniu transgranicznym sposób rozliczenia VAT zależy od miejsca świadczenia, statusu podatkowego i ważnego numeru VAT UE Klienta. Klient odpowiada za poprawność danych podatkowych.

Plan jest rozliczany miesięcznie albo rocznie z góry. Ostateczna kwota, waluta, podatek i okres rozliczeniowy są wyświetlane przed zakupem. Płatności i dane kart obsługuje Stripe albo inny operator wskazany w bezpiecznym formularzu płatności. Usługodawca nie przechowuje pełnych danych karty.

Po uruchomieniu planu płatnego subskrypcja odnawia się automatycznie na taki sam okres do chwili rezygnacji. Rezygnacja w panelu rozliczeń działa na koniec opłaconego okresu i nie powoduje zwrotu za jego niewykorzystaną część, chyba że Usługodawca postanowi inaczej. Przed odnowieniem rocznym Usługodawca wysyła przypomnienie co najmniej 14 dni wcześniej.

5. Wymagania techniczne i zasady korzystania

Do korzystania potrzebne są: aktualna przeglądarka z JavaScript i szyfrowaniem TLS, dostęp do Internetu, aktywny adres e-mail oraz – dla funkcji mobilnych – kompatybilne urządzenie z uprawnieniami wybranymi przez Użytkownika. Klient zapewnia własne urządzenia i łączność.

Zabronione są w szczególności:

• naruszanie prawa, praw osób trzecich lub bezpieczeństwa systemu;
• próby uzyskania dostępu do cudzych Kont, testy bezpieczeństwa bez pisemnej zgody i obchodzenie limitów;
• wprowadzanie złośliwego kodu, masowe automatyczne pobieranie i odsprzedaż Usługi bez zgody;
• przetwarzanie danych szczególnych kategorii bez wcześniejszego uzgodnienia odpowiednich zabezpieczeń.

6. Ewidencja pracy, QR i lokalizacja

Funkcja lokalizacji zapisuje pojedynczy punkt wraz z czasem wyłącznie w chwili wykonania przez Użytkownika określonej czynności, np. rozpoczęcia lub zakończenia pracy albo potwierdzenia obecności. Cleanzi nie prowadzi w tle ciągłego śledzenia trasy.

Klient samodzielnie ustala cel, podstawę prawną, zakres i czas przechowywania danych pracowników oraz spełnia obowiązki informacyjne i wymagania prawa pracy. Klient nie może używać funkcji do ukrytego lub nadmiernego monitorowania. Usługodawca przetwarza te dane jako podmiot przetwarzający zgodnie z DPA.

7. Dostępność, wsparcie i zmiany Usługi

Usługodawca utrzymuje Usługę z profesjonalną starannością. Może prowadzić zapowiedziane prace serwisowe oraz niezwłoczne prace awaryjne. O istotnych planowanych przerwach informuje w aplikacji lub e-mailem, gdy jest to rozsądnie możliwe.

Zgłoszenia techniczne przyjmowane są pod adresem kontakt@cleanzi.pl. Warunki gwarantowanego poziomu usług wymagają odrębnego SLA. Usługodawca może rozwijać funkcje, o ile nie pozbawia aktywnego Planu jego zasadniczej wartości bez wcześniejszego powiadomienia.

8. Dane Klienta, powierzenie i poufność

Klient zachowuje prawa do Danych Klienta i udziela Usługodawcy upoważnienia do ich przetwarzania wyłącznie w celu świadczenia, zabezpieczenia i wspierania Usługi. Jeżeli Dane Klienta są danymi osobowymi, zastosowanie ma Umowa powierzenia danych (DPA), stanowiąca część Umowy.

Każda strona chroni niepubliczne informacje drugiej strony co najmniej tak, jak własne informacje poufne, i udostępnia je wyłącznie osobom, które muszą je znać oraz są związane obowiązkiem poufności.

9. Własność intelektualna

Cleanzi, kod, interfejs, dokumentacja, znaki i materiały są chronione prawem. Klient otrzymuje niewyłączne, nieprzenoszalne prawo korzystania z Usługi przez czas Umowy i w zakresie Planu. Informacja zwrotna może być wykorzystywana do rozwoju Usługi bez ujawniania informacji poufnych Klienta.

10. Odpowiedzialność

Strony odpowiadają za rzeczywistą, bezpośrednią szkodę wynikającą z niewykonania Umowy. W najszerszym zakresie dopuszczonym prawem wyłączona jest odpowiedzialność za utracone korzyści i szkody pośrednie. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do opłat netto zapłaconych przez Klienta w 12 miesiącach przed zdarzeniem, a w okresie próbnym – do 1 000 zł.

Ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na mocy bezwzględnie obowiązującego prawa. Klient odpowiada za legalność Danych Klienta, konfigurację uprawnień, działania Użytkowników i własne obowiązki pracodawcy lub administratora danych.

11. Czas trwania, zawieszenie i rozwiązanie

Umowa jest zawarta na czas odpowiadający kolejnym Okresom rozliczeniowym. Klient może wyłączyć odnowienie w panelu rozliczeń. Każda strona może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, gdy druga strona istotnie ją narusza i nie usuwa naruszenia w ciągu 14 dni od wezwania.

Usługodawca może czasowo zawiesić dostęp w razie zaległości, zagrożenia bezpieczeństwa, nadużycia lub obowiązku prawnego, w zakresie proporcjonalnym do ryzyka. W miarę możliwości uprzedza Klienta i umożliwia usunięcie przyczyny.

12. Eksport, usunięcie danych i zmiana dostawcy

Klient może zażądać eksportu wszystkich danych eksportowalnych i aktywów cyfrowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i maszynowo czytelnym formacie. W zakresie wymaganym dla usługi SaaS Usługodawca zapewnia bezpłatne otwarte interfejsy oraz pomoc potrzebną do przeniesienia danych. Szczegółowy katalog danych i aktywów objętych eksportem, uzasadnione wyłączenia, dostępne formaty, interfejsy, pomoc migracyjna oraz wymagania bezpieczeństwa są wskazywane w zamówieniu albo załączniku migracyjnym przed rozpoczęciem przetwarzania produkcyjnego.

Na żądanie Klienta Usługodawca wspiera zmianę dostawcy zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2023/2854. Maksymalny okres wypowiedzenia związany ze zmianą nie przekracza dwóch miesięcy, a standardowy okres przejściowy wynosi 30 dni. Jeżeli zakończenie procesu w tym terminie jest technicznie niemożliwe, Usługodawca informuje o tym Klienta w ciągu 14 dni roboczych od wniosku, uzasadnia przyczynę i wskazuje zastępczy okres przejściowy nieprzekraczający siedmiu miesięcy. Klient może jednokrotnie przedłużyć okres przejściowy o okres odpowiedni do własnych potrzeb.

Usługodawca zachowuje ciągłość świadczenia i uzgodniony poziom bezpieczeństwa podczas migracji. Po zakończeniu okresu przejściowego Klient ma co najmniej 30 dni na pobranie danych, a następnie dane i ich kopie są usuwane zgodnie z DPA, chyba że prawo wymaga dalszego przechowania. Do 12 stycznia 2027 r. opłata za zmianę dostawcy, jeżeli zostanie przewidziana w zamówieniu, nie przekroczy bezpośrednich kosztów procesu; od tej daty zmiana dostawcy jest wolna od opłat za zmianę.

13. Reklamacje

Reklamację należy wysłać na kontakt@cleanzi.pl, podając dane Klienta, opis problemu i oczekiwane rozwiązanie. Usługodawca odpowiada bez zbędnej zwłoki, co do zasady w 14 dni roboczych. Procedura nie ogranicza prawa stron do dochodzenia roszczeń.

14. Zmiany Regulaminu

O zmianie dotyczącej trwającej Umowy Usługodawca informuje co najmniej 30 dni wcześniej e-mailem lub w aplikacji. Klient może w tym czasie wyłączyć odnowienie. Zmiana może wejść szybciej, gdy wymaga tego prawo lub bezpieczeństwo, z podaniem przyczyny. Wersja zaakceptowana przy rejestracji jest zapisywana w rejestrze akceptacji.

15. Prawo właściwe i postanowienia końcowe

Umowie podlega prawo polskie. Spory, których nie uda się rozwiązać polubownie, rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.

Bezskuteczność pojedynczego postanowienia nie wpływa na pozostałą część Regulaminu. Regulamin, zamówienie, DPA i ewentualne SLA stanowią całość Umowy; w razie sprzeczności pierwszeństwo ma indywidualne zamówienie, DPA w sprawach ochrony danych, a następnie Regulamin.